Обработка персональных данных в 2023 году — новые правила

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обработка персональных данных в 2023 году — новые правила». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Проблема защищенности персональных данных от несанкционированного доступа неограниченного круга лиц очень актуальна в России. Анализ инцидентов последних лет – когда персональные данные граждан массово попадали в открытый доступ – говорит о недостаточности существующих законодательных механизмов.

Что входит в обязанности работодателя

С 1 сентября 2022 требования, которые ранее носили рекомендательный характер, стали обязательными (ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ).

Справка! Персональные данные — любые сведения, прямо или косвенно относящиеся к определённому физическому лицу: ФИО, адрес, информация о дате и месте рождения, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах, биометрические данные (фото, отпечатки пальцев, запись голоса). Граждане предоставляют ПД при трудоустройстве работодателю, при участии в договорных отношениях в качестве потребителя различных услуг (медуслуг, услуг связи, банковских продуктов и т.п.).

Что обязан сделать работодатель:

• назначить ответственного за обработку ПД (это может быть структурное подразделение или отдельный сотрудник);
• издать и опубликовать документы, определяющие политику в отношении обработки ПД (политику в отношении обработки ПД можно размещать, в том числе на страницах интернет-сайта, принадлежащего оператору);
• проводить внутренний контроль и (или) аудит на предмет соответствия действующему законодательству и требованиям к защите персональных данных (способ контроля и подтверждение его проведения нужно прописать в отдельном локальном нормативном акте);
• оценивать вред, который может быть причинён субъектам персональных данных в случае нарушения закона (пока методику оценки компании могут выбрать самостоятельно, с 1 марта 2023 года методику определит Роскомнадзор);
• ознакомить работников, осуществляющих обработку ПД, с положениями законодательства РФ о персональных данных;
• соблюдать и контролировать выполнение других требований, предусмотренных ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.

Как и когда нужно уведомлять Роскомнадзор

Об обработке персональных данных следует уведомлять Роскомнадзор. Уведомление подаётся однократно по каждому работнику в управление ведомства в субъекте РФ по месту регистрации компании в налоговом органе.

Уведомление подаётся в бумажном или электронном виде. Во втором случае отправить документ можно посредством портала Роскомнадзора, предварительно подписав УКЭП. Сразу после того, как ведомство подтвердит получение уведомления, можно приступать к обработке персональных данных.

Когда можно не подавать уведомление

Такие случаи предусмотрены ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ:

• персональные данные включены в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка;
• оператор осуществляет деятельность по обработке персональных данных без использования средств автоматизации;
• персональные данные обрабатываемых в случаях, предусмотренных законодательством РФ о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.

Новые штрафы за персональные данные для операторов

Новые требования к обработке персональных данных повлекли новую ответственность для операторов.

Изменения внесли в статью 14.8 Кодекса РФ об административных правонарушениях (Федеральный закон от 28.05.2022 N 145-ФЗ). Они действуют с 01 сентября 2022 года.

Ответственность грозит операторам, которые отказались заключить, исполнить, изменить или расторгнуть договор с потребителем из-за его отказа предоставить ПД. За такие действия компанию могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тысяч рублей, а должностное лицо – от 5 до 10 тысяч рублей.

Важно учитывать, что ответственность не наступает, когда:

• потребитель был обязан сообщить ПД согласно требованиям федеральных законов или других правовых актов,
• предоставление данных непосредственно связано с исполнением договора.

Изменения в правилах работы с персональными данными сотрудников в 2023 году

В 2023 году произошли законодательные изменения, которыми было утверждено, что согласие на обработку данных, разрешенных гражданином к передаче, необходимо оформлять отдельно от иных видов согласий. То есть стандартного документа от работника уже недостаточно, для этого необходимо отдельное согласие, даже в том случае, если человек указал в стандартном документе, что он не против передачи его сведений другим лицам.

Случаи, когда необходимо отдельное согласие физического лица:

1. Организация занимается распространением данных неограниченному кругу лиц.
2. Организация занимается передачей информации третьим лицам.

К примеру, если компания намерена разместить данные сотрудника на своем сайте, то ей необходимо получить у человека отдельное согласие на передачу такой информации.

Порядок и условия обработки персональных данных

В этом разделе перечислите действия, которые будет совершать компания с пересданными. Укажите способы обработки, сроки обработки и хранения. Действия, совершаемые с персональными данными:

• сбор;
• запись;
• систематизация;
• накопление;
• хранение;
• уточнение (обновление, изменение);
• извлечение;
• использование;
• передача (распространение, предоставление, доступ);
• обезличивание;
• блокирование;
• удаление;
• уничтожение.

При составлении текста выберите те действия, которые совершает ваша компания с данными. Обычно в Политике перечисляют все способы.

Способ обработки пересданных может быть:

• автоматизированным (с использованием средств вычислительной техники);
• неавтоматизированным (вручную).

В Политике необходимо указать способ, который используют в компании. Чаще всего указывают оба.

Изменения в Законе о персданных

По новым правилам нормы Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» (далее – ​Закон № 125‑ФЗ) следует применять в том числе и к обработке персданных граждан РФ, осуществляемой иностранными юридическими и физическими лицами как по договору, так и на основании согласия гражданина на эту обработку. Другими словами – ​независимо от конкретного вида обработки данных. Если обработку данных им будет поручать российский оператор, то он будет нести ответственность за их действия наравне с ними (ч. 1.1 и 6 ст. 1 Закона № 152‑ФЗ).

Теперь с Роскомнадзором должны быть согласованы все нормативные правовые акты РФ, затрагивающие вопросы:

• трансграничной передачи персональных данных;
• обработки специальных категорий данных (например, состояние здоровья человека);
• биометрических данных;
• персональных данных несовершеннолетних лиц;
• а также вопросы предоставления и распространения персональных данных, полученных в результате обезличивания.

У ведомства по закону будет 30 дней на согласование проекта документа.

Каждая организация вправе самостоятельно разработать Положение, законодатель не устанавливает его строгой формы. Обязательным является наличие следующих разделов:

1. Общие положения.

Раздел должен содержать цели, для которых документ составлен, а также перечисление данных, которые относятся к персональным. Все формулировки можно перенести из ст. 3 Закона.

1. Основные понятия и состав персональных данных.

Руководствуйтесь при составлении этого раздела ст. 3 Закона. Укажите также документы работников, в которых содержатся их ПД:

• документы, на основании которых оформляется трудовой контракт;
• трудовые книжки;
• личные дела работников;
• отчетность налоговая, статистическая и т.д.;
• приказы по организации и их копии.

1. Обработка персональных данных.

Перечислите все условия, которые необходимо соблюдать при обращении с ПД. Соотнесите их с теми, что указаны в ст. 6 Закона.

1. Передача персональных данных.

Определите правила передачи и получения ПД как внутри организации, так и третьим лицам. Здесь же укажите, как и где они хранятся (обычно это отдел кадров и бухгалтерия, где сведения о работниках хранятся в бумажном и электронном виде).

1. Доступ к персональным данным.

Доступ к ПД сотрудников строго ограничен кругом лиц, которые используют их в процессе осуществления своих должностных полномочий. Перечислите должности, кто вправе получать и обрабатывать такие сведения, и их действия с ПД.

1. Ответственность за нарушение норм в отношении обработки и защиты персональных данных.

Закрепите меру ответственности за работниками в случае нарушений правил данного Положения. Степень ответственности избирается в соответствии со ст. 90 ТК РФ.

Положение о персональных данных вводится в действие на основании приказа руководителя.

Обязательным является ознакомление с текстом Положения всех сотрудников организации, в том числе вновь принимаемых (ч. 2 ст. 22, ст. 68 ТК). Подтверждается этот факт одним из способов:

• личной подписью в трудовом договоре, где содержится отсылка на действующее Положение;
• личной подписью в листе ознакомления к Положению или журнале ознакомлений с приказами и распоряжениями.

При несоблюдении порядка обращения с персональными данными, если отсутствует Положения или не ознакомлен сотрудник с ним, руководитель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП.

Изменение № 4: сократились сроки реагирования на запросы

Как было раньше. Если Роскомнадзор или субъект ПДн писал компании запрос с просьбой предоставить какие-то сведения, которые касаются обработки личных данных, на ответ давалось 30 дней.

Как сейчас. Время на ответ сократили до десяти дней с возможностью продления этого срока ещё на пять дней, если нужно время на сбор данных. Такой же срок установлен и для запросов о прекращении обработки ПДн. Если человек просит удалить его из базы, это нужно сделать тоже за десять дней.

Что это значит. Реагировать на запросы органов и граждан придётся быстрее. В документах ничего менять не нужно.

Какие ещё изменения произошли

1. Запрещена биометрическая обработка персональных данных несовершеннолетних;
2. Работник вправе добровольно отказаться от биометрической обработки персональных данных;
3. Обработка персональных данных осуществляется только с согласия;
4. Сотрудник вправе запросить сведения о том, как работодатель обрабатывает персональные данные и какая информация о нём хранится. Работодатель обязан ответить в течение 10 рабочих дней. При уважительной причине работодатель вправе увеличить срок ответа ещё на 5 рабочих дней;
5. В течение 24 часов работодатель обязан сообщить об утечке персональных данных в Роспотребнадзор, а в течение 72 часов провести расследование инцидента и сообщить о его результатах. Указать виновных и принятые меры.

При работе с Положением о данных в отношении работников работодатели допускают некоторые ошибки:

1. При разработке документа не составляется приказ о его утверждении. При этом работодатель заблуждается в том, что разработка Положения равнозначна введению его в действие или согласию работников на сбор личной информации. На работодателя, который осуществляет обработку таких сведений без письменного согласия субъекта, может быть наложена санкция в виде штрафа в размере:
   • до 70 тысяч рублей (для юридического лица);
   • до 5 тысяч рублей (для ИП).

Если Положение о персональных данных не доведено до всеобщего сведения, на работодателя может быть возложена ответственность по КоАП РФ в размере до 30 тысяч рублей. При привлечении к ответственности работодатель может наказать сотрудника, отвечающего за сбор и хранение информации на рабочем месте (например, объявить выговор). При повторном нарушении соответствующий работник может быть уволен.

2. В документе установлена обязанность представления сотрудником информации о состоянии здоровья, о религиозных или политических предпочтениях, что является незаконным. Исключение составляют случаи, когда получение таких данных:
   • обусловлено требованиями законодательных актов (например, при поступлении на службу в органы полиции, прокуратуры и т.д.);
   • необходимо по запросу контролирующих органов (полиции, прокуратуры и т.д.);
   • производится с добровольного согласия работника, предоставленного в письменном виде.

Требования к согласию

Основные требования к согласию установлены ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ.

Составляя согласие, работодатель должен предоставить работнику возможность определить список тех персональных данных, которые он разрешает распространять, по каждой категории (общие, специальные, биометрические).

В согласии должно быть четко сформулировано, на что конкретно согласен работник. Если он не согласен с распространением или не указал специальные условия обработки для некоторых категорий персональных данных и их перечень – такие сведения можно только обрабатывать, без распространения (передачи, предоставления и иных действий) неограниченному кругу лиц.

Если из согласия не совсем понятно, что можно делать с ПД, а что нельзя, лучше ничего не публиковать.

Обратите внимание: молчание или бездействие работника ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку персональных данных, разрешенных для распространения.

Получает согласие работодатель в первую очередь непосредственно от работника. А с 1 июля 2021 года его можно будет оформить с использованием инфосистемы Роскомнадзора.

Работодатель обязан опубликовать информацию об условиях обработки персональных данных и запретах, наложенных субъектом, в течение трех дней после получения согласия. Где ее публиковать – пока непонятно. Придется ждать разъяснений Роскомнадзора.

Нельзя запретить публиковать персональные данные, если они распространяются в государственных, общественных и иных публичных интересах, определенных законами РФ.

Работник может в любой момент потребовать запретить распространение своих ПД. Это требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта ПД и перечень данных, обработка которых подлежит прекращению. Действие согласия прекращается с момента получения работодателем такого требования.

Обратиться с запретом на распространение своих ПД субъект может к любому лицу, обрабатывающему его данные, при несоблюдении этим лицом требований ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ. Можно и обратиться в суд. Распространение данных должно прекратиться:

• в течение трех рабочих дней с момента обращения;

• или в срок, указанный в постановлении суда;

• или в течение трех рабочих дней с момента вступления решения суда в законную силу.

Обязанности лиц, которые осуществляют обработку персональных данных по поручению оператора

В случае, если оператор персональных данных поручает обработку персональным данным другим физическим или юридическим лицам, то такие лица обязаны принять меры по обеспечению соблюдения требований 152-ФЗ. Оператор персональных данных вправе запросить у таких лиц документы и иную информацию, которая подтверждает соблюдение этими лицами требований 152-ФЗ. В случае возникновения инцидентах, которые могут повлечь нарушение прав субъектов персональных данных, лица, обрабатывающие персональные данные по поручению оператора, обязаны уведомить оператора об инциденте и о мерах, принятых по предотвращению повторных инцидентов и устранению его последствий.
В новой редакции лица, обрабатывающие персональные данные по поручению оператора (в том числе если они являются иностранными физическими или юридическими лицами), несут ответственность перед субъектами персональных данных вместе с оператором.

Обеспечение сохранности машинных носителей

Требование:

Обеспечение сохранности носителей персональных данных.

(применимо для УЗ — 1-4)

Возможные способы выполнения:

• осуществлять хранение съемных носителей ПДн в сейфах (металлических шкафах), оборудованных внутренними замками с двумя или более дубликатами ключей и приспособлениями для опечатывания замочных скважин или кодовыми замками;

• осуществлять поэкземплярный учет машинных носителей ПДн, который достигается путем ведения журнала учета носителей ПДн с использованием регистрационных (заводских) номеров.

Можно ли использовать не сертифицированные СЗИ

Требование:

Использование средств защиты информации, прошедших процедуру оценки соответствия требованиям законодательства Российской Федерации в области обеспечения безопасности информации, в случае, когда применение таких средств необходимо для нейтрализации актуальных угроз.

(применимо для УЗ — 1-4)

Возможные способы выполнения:

Следует отметить разницу подходов различных регуляторов.

Позиция ФСБ – СКЗИ подлежат обязательной сертификации.

Позиция ФСТЭК по СЗИ: Процедура оценки соответствия определена Федеральным законом «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ.

Если следовать логике ФСТЭК, то руководствоваться надлежит положениями Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании».

Согласно статьи 20, к формам подтверждения соответствия относится:

• обязательная сертификация;

• декларирование соответствия.

Регистрация изменения полномочий в электронном журнале безопасности

Требование:

Автоматическая регистрация в электронном журнале безопасности изменения полномочий сотрудника оператора по доступу к персональным данным, содержащимся в информационной системе:

(применимо для УЗ — 1)

Возможные способы выполнения:

• обеспечение ИС автоматизированными средствами, позволяющими автоматически регистрировать в электронном журнале безопасности изменения полномочий сотрудника оператора по доступу к ПДн, содержащимся в ИС;

• отражение в электронном журнале безопасности полномочий сотрудников оператора ПДн по доступу к ПДн, содержащимся в ИС. Указанные полномочия должны соответствовать должностным обязанностям сотрудников оператора;

• назначение оператором лица, ответственного за периодический контроль ведения электронного журнала безопасности и соответствия отраженных в нем полномочий сотрудников оператора их должностным обязанностям.

Как и когда необходимо информировать Роскомнадзор об утечке данных

У операторов появится новая обязанность: взаимодействовать с ГОССОПКА и информировать госорганы о компьютерных инцидентах, которые повлекли утечку персональных данных. В отношении ГОССОПКА пока не ясно, что именно будут требовать от операторов персональных данных. Порядок взаимодействия и обязанности должна будет установить ФСБ.

Ч. 12 ст. 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»

Конкретные требования закон установил к тому, как уведомлять госорганы о неправомерной или случайной передаче персональных данных. Оператор, если выявил такой факт, обязан в течение 24 часов уведомить Роскомнадзор об инциденте.

В таком уведомлении необходимо указать предполагаемые причины и вред, перечислить, какие меры приняла компания, чтобы устранить последствия. Также следует предоставить сведения о лице, которое будет взаимодействовать с Роскомнадзором.

В течение 72 часов с момента, когда выявили инцидент, оператор должен уведомить Роскомнадзор о результатах внутреннего расследования, а также предоставить сведения о лицах, чьи действия стали причиной инцидента.

Требование информировать госорганы об утечке персональных данных — новелла для российского законодательства. Однако похожие требования уже есть в законодательстве об объектах критической информационной инфраструктуры.

КоАП предусматривает штраф до 500 тыс. руб. для субъектов КИИ, если они не проинформируют об инцидентах.КоАП-1 Поэтому есть вероятность, что для операторов персональных данных тоже введут повышенный штраф. Однако пока что оператора, который не уведомит чиновников об утечке, можно оштрафовать до 5 тыс. руб. по общей норме Ко АП о непередаче сведений госорганам.

Похожие записи:

• С 1 января 2023 года в Свердловской области изменился размер социальных выплат
• Как правильно предъявить иск в суд общей юрисдикции по новым правилам
• Принципал в агентском договоре